Etiketa nejen pro obchodníky – Pozvánky

Znáte tu situaci kdy Vám na akci, kterou jste pořádali přišlo méně pozvaných než jste očekávali? I přestože byla podle Vás dokonale připravená a pro pozvané velkým lákadlem?

S velkou pravděpodobností najdeme příčinu již na samém počátku organizování akce a to při zvaní hostů. Pozvánka je totiž vstupní branou a vizitkou každé akce. Proto napoví dopředu hodně informací o akci. Tento fakt pak ovlivní konečný úspěch či neúspěch akce.

Pozvánka jako taková je hlavním a jediným nástrojem, který má potencionálního hosta zaujmout a přesvědčit ho k účasti. Z tohoto důvodu je velmi důležitá příprava a rozesílání. Podle těchto dvou základních atributů pozná host kolik času a péče jste jeho pozvání věnovali a nakolik stojíte o jeho účast. pokud má pozvánka splnit svůj účel pak je důležité, aby v adresátovi vzbudila pocit důležitosti.

Styl pozvánky, její grafické a materiálové zpracování by mělo odrážet charakter akce. Mělo by z ní jít vyčíst zda se jedná o formální či neformální akci. V případě, že se jedná o pozvánku na akci pořádanou firmou, pak by měla mít zodpovědná osoba na paměti, že tato pozvánka reprezentuje společnost. Proto by měla kreativita respektovat korporátní identitu. Zároveň by měla pozvánka přispívat ke konzistentnímu budování značky.

Obsahové náležitosti pozvánky by měly poskytnout zvané osobě co nejvěrnější obrázek připravované akce. To ji poté umožňuje se na akci co nejlépe připravit. A které podstatné informace by měla pozvánka obsahovat? Kdo akci pořádá (kdo je hostitelem), o jaký druh akce se jedná (večírek, raut), u jaké příležitosti se koná (narozeniny, zahájení konference, výročí svatby), datum, čas a místo konání (pokud jde o méně známé místo je vhodné doplnit bližší údaje), zda pozvánka platí pro více či jednu osobu, informace o dress code (požadovaný styl oblečení).

V případě, že je to jen trochu možné, tak by měla být pozvánka na jméno. To znamená určena konkrétní osobě. Význam pozvánce a osobě, kterou zvete, přidáte tím, že na pozvánku napíšete ručně její jméno. V případě, že posíláte pozvánku elektronicky, pak je vhodné průvodní e-mail co nejvíce personifikovat. Pro odesílatele pak platí toto pravidlo: pozvání má přijít od konkrétní osoby (svým jménem Vás zve generální ředitel, obchodní ředitel, u soukromých se pak používá jméno a příjmení).  Pro důležité a velmi významné hosty (V.I.P.)  by měly být pozvánky poslány poštou, případně předány osobně.

Kdy je vhodné rozesílat pozvánky? Nejvhodnějším termínem jsou 2 až 3 týdny před akcí. Týden před akcí je pak často vhodné pozvané telefonicky kontaktovat a ověřit si jejich účast. Významné osoby, u kterých lze předpokládat , že mají velmi nabitý program je vhodné s pozváním oslovit 2 krát. Poprvé zhruba dva měsíce před akcí. V tomto termínu se zasílá přímo pozvánka nebo dopis. Dopis upozorňuje na zaslání pozvánky v následujících týdnech. Zároveň by měl vyjádřit vděčnost hostitele , pokud si pozvaná osoba předběžně rezervuje avizovaný termín a zúčastní se pořádané akce. 2 až 3 týdny před konáním akce následuje druhá pozvánka. Tato pozvánka je již pouhým připomenutím blížícího se termínu.

Na připomínkové pozvánce je možno uvést zkratku p.m. (pour memoire – pro připomenutí). Tuto zkratku použije v případě, že host svou účast potvrdil a je výrazem velké úcty a vážnosti, kterou hostitel přikládá účasti pozvaného.

Pokud najdeme na pozvánce zkratku R.S.V.P. (répondez s´il vous plait – prosíme odpovězte) pak se očekává a je výrazem elementární slušnosti pozvaného tomuto přání hostitele vyhovět a svou účast potvrdit, případně se omluvit (je vhodné přidat k omluvě důvod). Tato zkratka je používána především na akce s pevným zasedacím pořádkem (večeře). Při těchto akcích potřebuje hostitel znát přesný počet účastníků.

Další zkratkou, která se používá na pozvánkách je Regrets only. V tomto případě pozvaný hostiteli odpovídá jen v případě, kdy se nemůže akce zúčastnit. Omluva by pak měla být zdůvodněna. Pro dlouhodobé pozitivní vztahy je velmi důležité držet slovo. Pokud je účast na akci potvrzena pak je velkou chybou brát své potvrzení zpět, případně se bez omluvy nedostavit vůbec. Hostitele tímto můžete dostat do trapné situace. Může mu zůstat volné místo u stolu. Nezodpovědný host pak získává vizitku toho, co neplní sliby. V hostiteli pak zůstává pocit, že si jej host vůbec neváží.

Důležité je také načasování příchodu. Dochvilnost je výsadou králů. Od typu akce se odvíjí i správný čas na příchod. Přijít na divadelní představení včas je nutnost. Oproti tomu u večeře lze akceptovat několikaminutové zpoždění. Správný čas na příchod poznáte i podle pozvánky. Jestliže je na pozvánce uvedeno akce začíná v 19:00, pak se očekává dochvilnost. V případě, že je na pozvánce uvedeno od 19:00, pak je čas příchodu relativně volný.

Na formální akce je vhodné vzít si pozvánku sebou. Může se jí pak u vstupu prokázat. Profesionálního hostitel poznáte podle toho, že jsou u vstupu hostesky, které hosty vítají. Tyto hostesky pak mají k dispozici jmenný seznam hostů. Tato skutečnost znamená, že pokud si host zapomene pozvánku, tak je ušetřen trapné situace, kdy by musel přesvědčovat hostesky o tom, že je na akci pozván a může vstoupit.

Poznámka je obecně nepřenositelná. Proto skutečně vážně míněná pozvánka by měla být na jméno pozvaného. V případě, kdy se jedná o reprezentaci společnosti, je možné vyslat jiného zástupce než toho, kterému byla původně pozvánka adresována. Tuto výměnu je lepší si ověřit předem u hostitele. Primárně se totiž očekává účast osoby, které byla pozvánka adresována.

V případě, že je akce plánována pro účast párů, pak bývá na pozvánce uvedeno „pozvánka platí pro 2 osoby“, případně je zde poznámka „s doprovodem“. V minulosti se užívalo s manželkou. Vzhledem ke společenským změnám postoje vůči manželství, bývá tato formulace nahrazena výše uvedenými. I v případě, že je na pozvánce uvedeno s manželkou, je možné aby pozvaného muže doprovodila přítelkyně či kolegyně z práce.

Poslední důležitou informací, která nesmí na pozvánce chybět, je požadovaný styl oblečení. Na pozvánce pak stačí uvést dress code pro muže. Smoking (black tie), tmavý oblek (formal dress, případně společenský oděv) nebo také světlý oblek. Jednotlivé styly, stejně jako pravidla, které etiketa předepisuje dámskému oblečení bude věnována samostatná kapitola.

Další díl pak bude o etiketě v elektronické komunikaci.