Etiketa nejen pro obchodníky – Vizitky

Vizitky jsou nedílnou a velmi důležitou součástí společenského života a mezilidské komunikace. Vizitky můžeme rozlišit na vizitky služební a osobní (tento druh vizitek pak můžeme nazývat navštívenky). Vizitka a její předání se též podílí na vytvoření prvního dojmu, stejně tak jako oslovení a představování. Vizitka jako taková pak napoví velmi mnoho o svém majiteli.

Nejdříve něco málo k historii vizitek. Na úplném začátku začali šlechticové používat ručně proužky papíru, kde byly ručně vypsány všechny tituly a přídomky majitele. Poté v období rokoka se na vizitky začalo přidávat bohaté zdobení, které ve velké většině doplňoval podpis majitele. Vizitky byly pak používány především v Itálii a Francii, odkud se pak rozšířily do celé Evropy, včetně českých zemí a postupně pak do celého světa. Použití vizitek se pak posunulo a začaly být využívány k propagaci firem a jejich majitelů. Poté se pak začaly se používat na vizitkách i symboly např. strom u zahradníka, motivy obrazu u malíře. V dnešní době se pak používá velké množství formátů a motivů. Standardní rozměr vizitky je dán tzv. EURO formátem. Tento formát má rozměr 85 x 54 mm, často však bývá pro zjednodušení uváděn jako rozměr 85 x 55 mm.

K primárnímu způsobu prezentace Vás jako osoby a společnosti, ve které pracujete, slouží vizitky služební. Předání vizitky, její uchování, grafické zpracování přímo ovlivňuje očekávání Vašeho obchodního partnera. To jak je vizitka zpracována vychází z korporátní identity společnosti. Grafické i materiálové zpracování vizitky by proto mělo stejné nebo podobné jako zpracování ostatních obchodních materiálů. U vizitek stejně jako u většiny věcí platí, že méně je někdy více. Přílišná pestrost barev či obrázků, atypický formát mohou vyvolat dojem, že nemáte co nabídnout a proto se snažíte zaujmout alespoň vizitkou. Jednoduché a stylově čisté vizitky ukazují naopak vkusnost a jistou pozici společnosti, která si je jista kvalitou svých služeb a produktů.

Jak jsem již zmínil formát vizitek je 85 x 55 mm, v ČR je obvyklý i formát 90 x 50 mm. Je dobré tento formát dodržovat a to z několika praktických důvodů. Ekonomický důvod je ten, že výrazně ušetříte při tisku. Další důvod je ryze praktický, vizitka se Vám vejde do pouzdra na vizitky. A hlavně se vejde i do pouzdra na vizitky člověku, kterému vizitku předáváte. Tím máte jistotu, že vizitka skončí u něj v pouzdře na vizitky, ne v nejbližším koši.

Třetím a zvláštním druhem vizitek jsou tzv. komplimentky. Tyto komplimentky vyjadřují poděkování nebo úctu vůči druhé straně. Používají se například při zaslání malého dárku (například květin) nebo při zaslání obchodních podkladů. Komplimentky mají stejný rozměr jako klasické vizitky ale mohou být rozšířeny překladem (tzv. bigem). Tento překlad pak slouží pro krátký osobní vzkaz.

Co má taková vizitka obsahovat? Vizitka by měla obsahovat všechny důležité údaje majitele vizitky. Těmito údaji je myšleno: jméno, příjmení, tituly (v případě, že si na nich majitel zakládá, nebo to je vyžadováno firemní kulturou), název a logo společnosti, kterou prezentuje, kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mail). Zajímavostí pak je, že čím výše se majitel vizitky pohybuje ve struktuře společnosti, tím méně informací je na vizitce uvedeno. Evropský úzus je uvádět nejdříve jméno a poté příjmení. Dodržování tohoto pravidla usnadňuje použití správného jména při oslovování. Na zadní stranu vizitky se pak obvykle píší poznámky. Z tohoto důvodu není vhodný oboustranný tisk. Jednak tím připravujete o možnost psát poznámky a jednak tím ukazujete přehnanou šetrnost.

Když se spolu seznámí dvě osoby, které mají zájem zůstat i do budoucna v kontaktu, pak je pravý čas na výměnu vizitek. Vizitky se předávají recipročně – když nabídnete někomu svou vizitku, očekává se jako výraz slušnosti, že protějšek bude toto gesto opětovat, zvlášť v případě kdy má složité jméno. Pro uchovávání vizitek se používá pouzdro na vizitky. Pouzdro na vizitky chrání vizitky před umazáním, ohnutými rohy. Pouzdro by měl majitel nosit na snadno dosažitelném místě. Výjimkou jsou dámské kabelky, ve kterých takové místo neexistuje. Před odchodem na společenskou akci nebo obchodní jednání je dobré zkontrolovat si počet vizitek v pouzdře.

A jaké má předávání vizitek pravidla? Vizitky se zpravidla předávají pravou rukou. pro zajímavost například v Japonsku se předává vizitka oběma rukama a tento akt je doprovázen hlubokým úklonem. Ten kdo vizitku přijímá by ji měl alespoň zběžně prostudovat. Tímto totiž dává najevo úctu jejímu majiteli. V případě, že některý z prvků (grafiku,adresu) na vizitce vhodně (pozitivně okomentujete), ukazujete tím Vaši společenskou obratnost. Navíc majitele vizitky potěšíte tím, že jste se s jeho vizitkou s upřímným zájmem seznámili.

Pokud po předání vizitek následuje obchodní jednání, pak měly vizitky zůstat na stole. Usnadňuje to sledování jmen (kvůli správnému zapamatování a výslovnosti), pracovní pozice. Toto pak zabraňuje případným faux pas a pomáhá to při navození atmosféry při obchodním jednání. Na závěr obchodního jednání následuje uložení vizitky. Vizitku si důstojně uložíme do peněženky, náprsní kapsy nebo pouzdra na vizitky. Nikdy ne jen tak ledabyle do kapsy.

Každý je na svou vizitku z mnoha důvodů hrdý. Proto je nutné při předávání a manipulaci s vizitkami pamatovat na základy etikety. Důležitý je takt a uctivost. Pokaždé kdy tyto dvě vlastnosti prokážete, stoupáte v očích protějšků při různých jednáních. Je proto důležité mít na paměti společenské pravidla jak jsou popsána výše.

Další díl je o pozvánkách. Jak je psát, jak na ně reagovat, co by měly obsahovat.